ÖZET
Ticari defterlerin fiziki ortamda tutulması kural olmakla birlikte, belli şartları haiz olan mükelleflerin bu defterleri elektronik ortamda tutması mecburidir. Elektronik defter uygulamasına geçenler söz konusu defterleri kağıt ortamında tutamazlar. Mevzuatta öngörülen esaslara aykırı olarak elektronik defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler ya da şartları sağladığı halde elektronik defter uygulamasına süresi içinde geçmeyenler adli ve/veya idari yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir. Elektronik ortamda tutulacak defterlere ilişkin usul ve kurallar ise Ticaret Bakanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile belirlenmiştir. Anılan Tebliğde, 2024 yılı içinde 21 Mayıs 2024, 8 Kasım 2024 ve 31 Aralık 2024 tarihlerinde olmak üzere üç önemli değişiklik yapılmıştır. İşte bu çalışmada, son düzenlemeler ışığında ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hususu detaylı olarak incelenmiştir.
Anahtar Kelimeler: Ticari Defterler, Elektronik Defter, Mükellef, Mali Mühür, Elektronik Defter Beratı.
KEEPING COMMERCIAL BOOKS IN ELECTRONIC ENVIRONMENT
ABSTRACT
Although it is a rule to keep commercial books in physical environment, taxpayers who meet certain conditions are obliged to keep these books in electronic environment. Those who have switched to electronic books application cannot keep the said books in paper form. Those who create electronic books in violation of the principles stipulated in the legislation or do not submit the electronic books they create upon the request of the competent authorities may face judicial and/or administrative sanctions. The procedures and rules regarding the books to be kept electronically have been determined by the Ministry of Trade and the Ministry of Treasury and Finance with the General Communiqué on Electronic Ledger No. 1. Three important amendments were made to the said Communiqué in 2024, on May 21, 2024, November 8, 2024 and December 31, 2024. In this study, the issue of keeping commercial books electronically in the light of the latest regulations is examined in detail.
Keywords: Commercial Books, Electronic Book, Taxpayer, Financial Seal, Electronic Book Certificate.
1. GİRİŞ
Günümüzde bilişim teknolojileri, sağladıkları maliyet avantajı ve verimlilik gibi nedenlerle büyük bir hızla ilerlemekte ve buna bağlı olarak tacirler de iş süreçlerinde gittikçe daha yoğun bir şekilde bilişim teknolojilerinden faydalanmaktadır. Bu durum ise özellikle yüksek sayıda yasal defter, belge ve kayıtlara ilişkin süreçleri kağıt ortamında yürütmek zorunda olan vergi mükelleflerine yönelik, gelişen teknolojiye uygun yeni esas ve usullerin tespit edilmesini zorunlu kılmaktadır.
Bu doğrultuda, defter dosyalarının elektronik dosya biçiminde hazırlanması, kağıda bastırılmaksızın oluşturulması, kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun elektronik imza/mali mühür araçları ile garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi, bu defterlerin kağıt ortamında basım, tasdik ve saklama yükümlülüklerinin ortadan kaldırılması, mükelleflerin vergi kanunlarına uyumlarının artırılması, kayıt dışılığın izlenerek önlenmesi, elektronik denetim ve uzaktan denetim için uygun altyapının tesis edilmesi amaçlarıyla[1] mükelleflerin ticari defterlerini elektronik (e-defter) olarak tutabilmesine imkan sağlanmıştır.
Bu kapsamda, ticari defterlerin elektronik olarak tutulma esasları, Ticaret Bakanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan Elektronik Defter Genel Tebliği[2] (Sıra No: 1) (EDGT) ile belirlenmiştir.
İşte bu çalışmada, ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hususu tüm yönleriyle ele alınmış ve değerlendirilmiştir.
2. ELEKTRONİK DEFTERE İLİŞKİN MEVZUAT DÜZENLEMELERİ
20.03.2011 tarihli ve 6215 sayılı Kanunla[3] 6762 sayılı mülga Türk Ticaret Kanununun[4] 66. maddesine eklenen “Bu defterler elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulabilir. Bu defterlerin açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağı Sanayi ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca çıkarılacak müşterek bir tebliğle belirlenir.” şeklindekifıkra ile ticari defterlerin, elektronik ortamda tutulabilmesine imkan sağlanmıştır. ETTK’da olduğu gibi 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun[5] (TTK) 64. maddesinin üçüncü fıkrasında da, “Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir.” denilmek suretiyle bahsi geçen uygulamayı TTK devam ettirmiştir.
Diğer taraftan, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun[6] mükerrer 242. maddesi ile Hazine ve Maliye Bakanlığı; elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması, düzenlenmesi ve ibraz edilmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili kılınmıştır. Aynı Kanunun mükerrer 257. maddesinde ayrıca adı geçen Bakanlığa, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin verme veya zorunluluk getirme, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının anılan Bakanlıkta veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması veya ibraz edilmesi zorunluluğu getirme, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirleme yetkisi verilmiştir.
Söz konusu Kanunların ilgili hükümlerine istinaden, Ticaret Bakanlığı (mülga Gümrük ve Ticaret Bakanlığı) ile Hazine ve Maliye Bakanlığı (mülga Maliye Bakanlığı) tarafından 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği yürürlüğe konulmuştur. Söz konusu Tebliğde, en sonuncusu 31.12.2024 tarihli ve 32769 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan değişiklik[7] olmak üzere 2019, Mayıs 2024 ve Kasım 2024 tarihlerinde 4 defa değişiklik yapılmıştır. EDGT ile birlikte elektronik defter uygulaması yürürlüğe girmiş ve hali hazırda “yevmiye defteri” ve “defteri kebir (büyük defter)” elektronik ortamda tutulabilmektedir. Envanter defterinin[8] de ihtiyari olarak elektronik ortamda tutulması mümkündür.
Elektronik defter, ‘şekil hükümlerinden bağımsız olarak VUK ve/veya TTK’ya göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünü’ şeklinde tanımlanabilir.
3. ELEKTRONİK DEFTER TUTMAKLA YÜKÜMLÜ OLANLAR
Elektronik defter uygulamasına dâhil olması zorunlu olan mükellefler, EDGT’nin üçüncü bölümü kapsamında aşağıda etraflıca açıklanmıştır.
3.1. E-Fatura Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu Bulunan Mükellefler
E-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, bu mükellefiyetin bir sonucu olarak e-defter uygulamasına da dâhil olmaları gerekmektedir. Peki, kimler e-fatura uygulamasına geçmekle yükümlüdür? Hemen belirtelim ki, e-fatura uygulamasına dair düzenlemeler, Hazine ve Maliye Bakanlığınca Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde[9] (Sıra No: 509) yapılmıştır. Anılan Tebliğin IV.1.4 no.lu bölümü uyarınca e-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler şunlardır:
– Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı), 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
– 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumundan lisans alan (bayilik lisansı dâhil) mükellefler,
– Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa ve/veya ithal edenler,
– Mal veya hizmetlerin alınması, satılması, kiralanması veya dağıtımı işlemlerinin gerçekleştirilmesine aracılık etmek üzere internet ortamında 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanunda tanımlanan başkalarına ait iktisadi ve ticari faaliyetlerin yapılmasına elektronik ticaret ortamını sağlayan gerçek ya da tüzel kişi aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gerçek ve tüzel kişilere ait gayrimenkul, motorlu araç vasıtalarının satılmasına veya kiralanmasına ilişkin ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri veya işleticileri ile internet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracıları ile kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren mükelleflerden, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
– 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun hükümlerine göre komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle iştigal eden mükellefler,
– Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükellefler (hastane, tıp merkezleri, dal merkezleri, diyaliz merkezleri, Sağlık Bakanlığından ruhsatlı diğer özelleşmiş tedavi merkezleri, tanı, tetkik ve görüntüleme merkezleri, laboratuvarlar, eczaneler, tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçileri, optisyenlik müesseseleri, işitme merkezi, kaplıcalar, beşeri tıbbi ürün/ürün sunan ve/veya üreten özel hukuk tüzel kişileri ve bunların tüzel kişiliği olmayan şubeleri, ecza depoları vb.),
– Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı), 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri olan mükellefler.
– Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeleri.
– 2/4/2022 tarihli ve 31797 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Şarj Hizmeti Yönetmeliği kapsamında Enerji Piyasası Düzenleme Kurumundan şarj ağı işletmeci lisansı alan mükellefler ile bu mükellefler tarafından sertifika verilen şarj istasyonu işletmecileri.
Yukarıda yer verilen mükellefler, e-fatura ve dolayısıyla e-defter uygulamasına geçiş yapmakla yükümlüdür.
3.2. Bağımsız Denetime Tabi Olan Şirketler
Ticari defterlerini elektronik ortamda tutması gereken bir diğer grup da bağımsız denetime tabi olan şirketlerdir. TTK’nın 397/4. maddesinde yer alan “398 inci madde kapsamında denetime tabi olacak şirketler Cumhurbaşkanınca belirlenir.” hükmü gereğince, hangi şirketlerin bağımsız denetime tabi olacağına karar verme yetkisi Cumhurbaşkanına aittir. Söz konusu yetkiye istinaden bağımsız denetime tabi olacak şirketler en son 6434 sayılı Bağımsız Denetime Tabi Şirketlerin Belirlenmesine Dair Cumhurbaşkanı Kararı[10] ile belirlenmiştir.
6434 sayılı Kararda, şirketlerin bağımsız denetime tabi olması bakımından ikili ayrıma gidilmiştir. Bunlardan birinci herhangi bir ölçüte bağlı olmaksızın mezkûr Kararın ekindeki (I) sayılı listesinde belirtilen şirketlerin; ikincisi de bu Kararda yer verilen üç ölçütten en az ikisinin eşik değerlerini art arda iki hesap döneminde aşan diğer şirketlerin bağımsız denetime tabi olmasıdır. Buna göre her iki ayrım aşağıda izah edilmiştir.
3.2.1. Herhangi Bir Ölçüte Bağlı Olmaksızın Bağımsız Denetime Tabi Şirketler
6434 sayılı Denetim Kararın 3. maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde, herhangi bir ölçüte bağlı olmaksızın ekli (I) sayılı listede belirtilen şirketlerin, TTK ile 660 sayılı KHK hükümleri çerçevesinde bağımsız denetime tabi olduğu belirtilmiştir. Bu şirketler şunlardır:
– 6362 sayılı Kanun uyarınca Sermaye Piyasası Kurulunun düzenleme ve denetimine tabi şirketlerden; yatırım kuruluşları, kolektif yatırım kuruluşları, portföy yönetim şirketleri, ipotek finansmanı kuruluşları, varlık kiralama şirketleri, merkezi takas kuruluşları, merkezi saklama kuruluşları, veri depolama kuruluşları, derecelendirme kuruluşları, değerleme kuruluşları, sermaye piyasası araçları bir borsada veya teşkilatlanmış diğer piyasalarda işlem gören veya işlem görmeleri amacıyla SPK’ca onaylanmış geçerlilik süresi bulunan izahname veya ihraç belgesi bulunan anonim şirketler, bir borsada veya teşkilatlanmış diğer piyasalarda işlem görmemekle birlikte halka arz edilmeksizin pay hariç sermaye piyasası aracı ihraç eden (ihraç ettikleri sermaye piyasası araçlarının itfa edildiği hesap döneminin sonuna kadar) veya bu amaçla SPK’ca onaylanmış geçerlilik süresi bulunan ihraç belgesi olan anonim şirketler.
– 5411 sayılı Bankacılık Kanunu uyarınca Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumunun düzenleme ve denetimine tabi şirketlerden; bankalar, derecelendirme kuruluşları, finansal holding şirketleri, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, finansman şirketleri, varlık yönetim şirketleri, finansal holding şirketlerinde ve bankalarda 5411 sayılı kanunda tanımlandığı şekliyle nitelikli paya sahip olan şirketler, tasarruf finansman şirketleri.
– Sigortacılık Kanunu ile 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu kapsamında faaliyet göstermekte olan sigorta, reasürans ve emeklilik şirketleri.
– Borsa İstanbul piyasalarında faaliyet göstermesine izin verilen; yetkili müesseseler, kıymetli madenler aracı kurumları, kıymetli maden üretimi veya ticaretiyle iştigal eden şirketler.
– Lisanslı depo işletmeleri ile umumi mağazalar.
– 6112 sayılı Radyo ve Televizyonların Kuruluş ve Yayın Hizmetleri Hakkında Kanun uyarınca RTÜK’ün düzenleme ve denetimine tabi şirketlerden; internet ortamında isteğe bağlı yayın hakkına sahip olan medya hizmet sağlayıcı kuruluşlar ile karasal ortamdan ulusal televizyon yayını yapma hakkı, uydu televizyon yayın lisansı ve birden fazla ile yönelik olarak kablolu televizyon yayın lisansından en az ikisine sahip olan medya hizmet sağlayıcı kuruluşlar.
– EPDK’dan lisans, sertifika veya yetki belgesi alıp bu Kurum düzenlemelerine tabi olarak faaliyet gösteren ve söz konusu düzenlemeler uyarınca bağımsız denetim yükümlülüğü bulunan şirketler.
– 6493 sayılı Ödeme ve Menkul Kıymet Mutabakat Sistemleri, Ödeme Hizmetleri ve Elektronik Para Kuruluşları Hakkında Kanun uyarınca Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankasının düzenleme ve denetimine tabi ödeme kuruluşları ve elektronik para kuruluşları.
– 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname kapsamında faaliyet gösteren kamu iktisadi teşebbüsleri ve bağlı ortaklıkları.
3.2.2. Belirli Ölçütleri Sağlamaları Halinde Bağımsız Denetime Tabi Olan Şirketler
Doğrudan bağımsız denetime tabi olmamakla birlikte, belli ölçütlerin sağlamasına bağlı olarak bağımsız denetime tabi olacak sermaye şirketleriyle ilgili olarak 6434 sayılı Kararda üç ayrı ölçüt öngörülmüştür. Bu çerçevede;
1) Sermaye piyasası araçları bir borsada veya teşkilatlanmış diğer piyasalarda işlem görmeyen ancak 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu kapsamında halka açık sayılan şirketlerden aşağıdaki üç ölçütten en az ikisinin eşik değerlerini art arda iki hesap döneminde aşan diğer şirketler bağımsız denetime tabidir:
i) Aktif toplamı 30 milyon Türk lirası.
ii) Yıllık net satış hasılatı 40 milyon Türk lirası.
iii) Çalışan sayısı 50 kişi.
2) Bağımsız Denetim Kararına ekli (II) sayılı listede belirtilen şirketler hakkında ise bağımsız ölçütleri aşağıdaki şekilde uygulanır:
i) Aktif toplamı 60 milyon Türk lirası.
ii) Yıllık net satış hasılatı 80 milyon Türk lirası.
iii) Çalışan sayısı 100 kişi.
Söz konusu Kararın (II) sayılı listesinde yer alan ve yukarıdaki ölçütlere tabi olan şirketler ise şunlardır:
– Çağrı merkezi şirketleri hariç olmak üzere, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 5809 sayılı Elektronik Haberleşme Kanunu, 6475 sayılı Posta Hizmetleri Kanunu ve TTK’nın 1525. maddesi kapsamında Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunun düzenleme ve denetimine tabi olan şirketler.
– Gayri faal olan veya faaliyetleri geçici olarak durdurulan veya iptal edilmiş olan (gerekli ana sözleşme değişiklikleri ve benzeri prosedür işlemleri henüz gerçekleştirilmemiş olanlar dâhil) iştirak ve şirketler hariç olmak üzere, TMSF’nin iştirakleri ile mülga 4389 sayılı Bankalar Kanunu ve 5411 sayılı Kanun kapsamında TMSF tarafından denetimi ve yönetimi devralınan şirketler.
– Sermayesinin en az %50’si belediyelere ait olan şirketler.
3) Yukarıda yer verilen (1) ve (2) numaralı kısımlarda belirtilenlerin kapsamında olmayan şirketler için eşik değerler ise şu şekildedir:
i) Aktif toplamı 150 milyon Türk lirası.
ii) Yıllık net satış hasılatı 300 milyon Türk lirası.
iii) Çalışan sayısı 150 kişi
Bu durumda faaliyet alanı ve/veya ortaklık yapısı itibariyle özellik arz etmeyen sermaye şirketlerinden yukarıda yer verilen ölçütlerden en az ikisinin eşik değerini art arda iki hesap döneminde aşan şirketler, müteakip hesap döneminden itibaren bağımsız denetime tabi olurlar.
Bu halde yukarıdaki şartları sağlayıp da bağımsız denetime tabi olan şirketler, aynı zamanda elektronik defter uygulamasına tabi olmakla mükelleftir.
3.3. Bilanço Esasına Göre Defter Tutmak Zorunda Olan Mükellefler ile İhtiyari Olarak Bilanço Esasına Göre Defter Tutmayı Tercih Eden Mükellefler
VUK’un 177. maddesinde öngörülen hadleri aşanlar I. sınıf tüccar kabul edilmektedir ve I. sınıf tüccarlar bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlüdür. EDGT gereğince de bilanço esasına göre defter tutan mükellefler ile ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükelleflerin ticari defterleri elektronik ortamda tutmaları icap etmektedir.
VUK’un söz konusu hükmüne göre aşağıda yazılı limitleri aşan tüccarlar, I. sınıf tüccar olarak kabul edilmektedir. 2025 yılı için bu limitler şunlardır:
1- Satın aldıkları malları olduğu gibi veya işledikten sonra satan ve yıllık alımlarının tutarı 2.000.000 TL’yi veya satışlarının tutarı 2.800.000 TL’yi lirayı aşanlar,
2- Yukarıda yazılı olanların dışındaki işlerle uğraşıp da bir yıl içinde elde ettikleri gayri safi iş hasılatı 990.000 TL’yi aşanlar,
3- 1. ve 2. bentte yazılı işlerin birlikte yapılması halinde 2 numaralı bentte yazılı iş hasılatının beş katı ile yıllık satış tutarının toplamı 2.000.000 TL’yi aşanlar,
4- Her türlü ticaret şirketleri (adi şirketler iştigal nevileri yukardaki bentlerden hangisine giriyorsa o bent hükmüne tabidir.),
5- Kurumlar Vergisine tabi olan diğer tüzel kişiler,
6- İhtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih edenler.
Öte yandan, EDGT’ye 31.12.2024 tarihli Tebliğ değişikliği ile eklenen hükümde “VUK’un 172 ve 173. maddeleri gereğince defter tutmakla yükümlü olan dernek ve vakıfların iktisadi işletmelerinden bilanço esasına göre defter tutanların e-Defter uygulamasına dâhil olmalarının zorunlu olduğuna, diğer taraftan, söz konusu maddeler kapsamında defter tutma yükümlülüğü bulunmayan dernek, vakıf, sendika, oda, birlik, federasyon, konfederasyon gibi mükellefler ile kurumlar vergisinden muaf olan kooperatifler ve iflas kararının devamı müddetince iflas halinde olan mükelleflerin[11] e-Defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğunun bulunmadığı” ifade edilmiştir.
Hemen belirtelim ki, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), yapılan analiz veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Kendisine yazılı bildirim yapılan mükelleflerin, yazılı bildirimde belirtilen süreler içinde bu uygulamaya dâhil olması gerekmektedir.
Son olarak, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu bulunmamakla birlikte isteğe bağlı olarak uygulamaya dâhil olmaları mümkündür.
4. ELEKTRONİK DEFTER UYGULAMASINA GEÇİŞ SÜRECİ
Elektronik defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;
– Elektronik fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, elektronik fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (Elektronik fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren),
– TTK’nın 397/4. maddesi uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler 01.01.2020 tarihinden itibaren, 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren,
– 1 Ocak 2025 tarihinden (bu tarih dâhil) itibaren bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ile bu tarihten itibaren (bu tarih dâhil) ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükellefler 1 Ocak 2025 tarihinden (bu tarih dâhil) itibaren (VUK’un 174/3. maddesi kapsamında kendisine özel hesap dönemi tayin edilenler 2025 yılı içinde başlayan hesap dönemi başından itibaren), 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren (bu tarih dâhil) yeni işe başlayan, yeniden işe başlayan, sınıf değiştiren, yeni bir mükellefiyete giren ve vergi muafiyeti kalkan mükelleflerden ihtiyari ya da zorunlu olarak bilanço esasına göre defter tutacaklar işe başlama, sınıf değiştirme, yeni mükellefiyete girme ve muaflıktan çıkma tarihinden itibaren,
elektronik defter uygulamasına geçmek ve edefter.gov.tr adresinde format ve standardı belirlenen defterleri, elektronik defter olarak tutmak zorundadırlar.
Elektronik defter uygulamasına dâhil olmak zorunda olmasına rağmen uygulamaya dâhil olmayan mükelleflerin elektronik defter hesapları, zorunluluğun başladığı tarih itibarıyla GİB tarafından re’sen açılır ve durum mükellefe bildirilir. Bu bildirimin yapılmamış olması mükellefin elektronik defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Bu mükellefler, elektronik defter uygulamasına dâhil olmaları gereken tarihten itibaren kağıt ortamında defter tutamazlar, kağıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.
5. ELEKTRONİK DEFTER UYGULAMASINDAN YARARLANMA ESASLARI
EDGT kapsamında gerek zorunlu gerekse ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin, mali mühür[12] ya da dijital vergi dairesi veya e-devlet kapısı şifresi (gerçek kişi mükelleflerin alternatif olarak Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) temin etmiş olmaları ve ayrıca elektronik defter işlemlerinde kullanmak üzere GİB’den uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olmaları gerekmektedir. Söz konusu şartların yerine getirilmesi sonrasında edefter.gov.tr adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak elektronik defter uygulamasına başvuruda bulunulur.
Elektronik defter uygulamasına dâhil olanlar, edefter.gov.tr adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak aylık dönemler (envanter defteri için hesap dönemi) itibarıyla e-defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlarlar. Elektronik defter uygulamasına dâhil olan mükellefler dâhil olmaları gereken aydan itibaren söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Bu mükelleflerin kağıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.
Diğer taraftan, e-defter tutma elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçmektedir.
Bu arada, elektronik defter uygulamasından yararlananlar tarafından aylık dönemler halinde oluşturulacak e-defter ve berat dosyalarının;
– Gelir vergisi mükelleflerinde ilgili olduğu ayı takip eden dördüncü ayın 10. günü sonuna kadar, diğer mükelleflerde ilgili olduğu ayı takip eden dördüncü ayın 14. günü sonuna kadar,
– Hesap dönemlerinin son ayına ait olduğu durumlarda, e-defter ve berat dosyalarının gelir vergisi mükelleflerinde gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10. günü sonuna kadar, diğer mükelleflerde kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 14. günü sonuna kadar,
oluşturulması, NES veya mali mühürle zaman damgalı imzalanması/onaylanması ve bu defter ve berat dosyalarının e-defter uygulamasına yüklenmesi suretiyle berat dosyalarının GİB tarafından onaylı halinin alınması gerekmektedir. GİB mali mührünü de içeren berat dosyaları elektronik defter tutanlar tarafından e-defter uygulamasından indirilerek, istenildiğinde yetkili birimlere ibraz edilmek üzere ilgili olduğu e-defter dosyaları ile ilişikli şekilde birlikte muhafaza edilir. Gerekli işlemlerin neticesinde oluşturulan elektronik defterler, GİB tarafından onaylanan beratları ile birlikte muhafaza ve ibraz edilmesi koşuluyla VUK ve TTK kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilir. Bununla beraber, GİB tarafından gerçekleştirilen berat onay işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.
Yeri gelmişken belirtelim ki, elektronik defter ve berat dosyalarının mükelleflerin kendilerine ait NES veya mali mühür ile imzalanması esas olmakla birlikte, mükellefler tarafından noterde tanzim olunan özel vekâletnamede veya GİB tarafından belirlenen usullere göre oluşturulan elektronik imzalı ya da Dijital Vergi Dairesi üzerinden elektronik ortamda verilen muvafakatnamede belirtilmesi kaydıyla; GİB’ten bu hususta izin alan özel entegratörlerin veya yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının ya da defter tutma hususunda 3568 sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde yetki verilen meslek mensuplarının mali mührü ya da NES’i ile zaman damgalı olarak imzalanması/onaylanması ve bunlar tarafından defter ve berat dosyalarının GİB sistemine yüklenmesi de mümkündür.
6. ELEKTRONİK DEFTER VE BERAT DOSYALARININ MUHAFAZA VE İBRAZI
Elektronik defter uygulamasına dâhil olanlar, e-defter dosyaları ve bunlara ait berat dosyalarını birbirleri ile ilişkili şekilde elektronik ortamda, muhasebe fişlerini ise kağıt ve/veya elektronik ortamda, istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza etmek zorundadır. Bu kapsamda, e-defter dosyaları, berat dosyaları ve elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri kâğıt ortamında saklanmaz ve elektronik ortamdaki bu dosyaların kağıt ortamdaki hali hukuken hüküm ifade etmez.
Öte yandan, defterlerini elektronik ortamında tutanlar, e-defter dosyaları, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri ve ilgili berat dosyalarını vergi kanunları, TTK ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda (kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri kağıt ortamda) muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
Bu arada, e-defter ve berat dosyalarının e-defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi, muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmamakta ve bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur. Bunun yanında, e-defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliğe sahip ve GİB’ten bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da GİB’in bilgi işlem sistemlerinde 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur. Ancak, vurgulayalım ki, e-defter ve berat dosyalarının kopyalarının muhafaza işleminin GİB’ten izin alan özel entegratörlerin ya da GİB’in bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi, mükellefin asıl e-defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz.
7. SORUMLULUK VE CEZAİ YAPTIRIM
Elektronik defter oluşturulurken, EDGT’de belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere VUK ve TTK’da yer alan hükümlere uyulması zorunludur. Anılan Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde e-defter oluşturan veya oluşturdukları e-defterleri ve bunlarla ilişkili berat dosyaları ile muhasebe fişlerini yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler ya da zorunluluk getirildiği halde elektronik defter uygulamasına süresi içinde geçmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre VUK’un ve TTK’nın ilgili hükümlerinde öngörülen yaptırımlar uygulanır.
Diğer taraftan, elektronik defter tutanlar oluşturdukları e-defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğunu sağlamaktan sorumludur. Bunun yanında, elektronik defter tutanlar, e-defterlerin oluşturulması sırasında kullandıkları bilgi işlem sisteminin sağlıklı biçimde çalışabilmesi ile ilgili yeterli teknik ve güvenlik önlemlerini almakla yükümlüdür.
Ayrıca, elektronik defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin, EDGT’deki sürelerde e-defter ve berat dosyalarını, oluşturmaması, imzalamaması/onaylamaması veya oluşturulan e-defter dosyaları ve/veya bunlara ait berat dosyalarının GİB’in onayına sunulmak üzere GİB sistemlerine yüklenmemesi ya da süresinden sonra yüklenmesi halinde, diğer vergisel yükümlülükler ile birlikte VUK’ta öngörülen cezai hükümler uygulanır.
Son olarak belirtelim ki, elektronik defter tutanlar, VUK’ta belirtilen “mücbir sebep” halleri nedeniyle e-defter veya beratlarına ait kayıtlarının bozulması, silinmesi, zarar görmesi veya işlem görememesi ve e-defter ve berat dosyalarının, muhafaza edildiği e-defter saklama hizmeti veren özel entegratör kuruluşlardan veya GİB’ten temin edilemediği hallerde, söz konusu durumların öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi ve belgeleri ile birlikte 30 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yetkili mahkemesine başvurarak kendisine bir zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Mahkemeden zayi belgesinin temin edilmesini müteakip, zayi belgesi ile birlikte durumun GİB’e yazılı olarak bildirilmesi ve GİB tarafından istenilen bilgi ve belgelerin ibraz edilmesi halinde, mükelleflerin zayi olan e-defter kayıtlarının yeniden oluşturulması ve bunlara ait yeni oluşturulan e-defter ve berat dosyalarının e-defter uygulaması aracılığı ile GİB sistemine yeniden yüklenmesi için GİB tarafından yazılı izin verilir.
8. SONUÇ
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununa göre tacir sıfatını haiz olanlar anılan Kanunda öngörülen ticari defterleri tutmakla yükümlüdür. Ticari defterlerin fiziki olarak tutulması esas olmakla birlikte, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği uyarınca, e-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler ve bağımsız denetime tabi olan şirketler ile bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ve ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükelleflerin elektronik defter (e-defter) uygulamasına dâhil olması zorunludur.
Bu kapsamda, gerekli şartları taşıyan mükelleflerin muhasebeyle ilgili olan ticari defterlerden yevmiye defteri ve defteri kebiri, elektronik ortamda tutması gerekmektedir. Envanter defterinin e-defter olarak tutulması hususu ise hali hazırda ihtiyaridir. Söz konusu ticari defterlerini elektronik ortamda oluşturma, kaydetme, muhafaza ve ibraz etmekle yükümlü olan mükellefler, elektronik defter uygulamasına başvuruda bulunabilmek için mali mühür ya da dijital vergi dairesi veya e-devlet kapısı şifresi ya da Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) temin etmesi ve ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olması icap etmektedir.
Elektronik defter uygulamasına dâhil olanlar, edefter.gov.tr adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak aylık dönemler itibarıyla e-defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlarlar. Söz konusu uygulamaya dâhil olan mükellefler, dâhil olmaları gereken aydan itibaren ilgili defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Bu mükelleflerin kağıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.
Son olarak, elektronik defter uygulamasına dâhil olanlar, e-defter dosyaları ve bunlara ait berat dosyalarını birbirleri ile ilişkili şekilde elektronik ortamda, muhasebe fişlerini ise kağıt ve/veya elektronik ortamda, istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza etmekle mükelleftir.
KAYNAKÇA
6762 sayılı mülga Türk Ticaret Kanunu (09.07.1956 tarihli ve 9353 sayılı R.G.)
213 sayılı Vergi Usul Kanunu (10-12.01.1961 tarihli ve 10703-10705 sayılı R.G’ler).
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (14.02.2011 tarihli ve 27846 sayılı R.G.).
6215 sayılı Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun (12.04.2011 tarihli ve 27903 sayılı R.G.).
6434 sayılı Bağımsız Denetime Tabi Şirketlerin Belirlenmesine Dair Cumhurbaşkanı Kararı (30.11.2022 tarihli ve 32029 sayılı R.G.).
Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:1) (13.12.2011 tarihli ve 28141 sayılı R.G.).
Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 6), (31.12.2024 tarihli ve 32769 sayılı R.G.).
Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) (19.10.2019 tarihli ve 30923 sayılı R.G.).
Zafer Özaki, Gökçe, Elektronik Defter Uygulaması Hakkında Bilinmesi Gerekenler, E-Yaklaşım, Eylül 2017, S.297.
[1] Gökçe Zafer ÖZAKİ (Eylül 2017), Elektronik Defter Uygulaması Hakkında Bilinmesi Gerekenler, E-Yaklaşım, S.297.
[2] Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:1), 13.12.2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
[3] 6215 sayılı Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun, 12.04.2011 tarihli ve 27903 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
[4] 6762 sayılı mülga Türk Ticaret Kanunu, TTK’nın 1533. maddesiyle yürürlükten kaldırılmıştır.
[5] 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 14.02.2011 tarihli ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
[6] 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 10-12.01.1961 tarihli ve 10703-10705 sayılı Resmi Gazetelerde yayımlanmıştır.
[7] Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 6), 31.12.2024 tarihli ve 32769 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
[8] Elektronik defter tutmakla yükümlü olan mükellefler, edefter.gov.tr adresinde format ve standardı belirlenen defterlerden envanter defterini ihtiyari bir şekilde e-defter olarak tutabilirler. Gelir İdaresi Başkanlığı faaliyet konusu, mükellefiyet süresi, vergi, şirket veya mükellefiyet türü, aktif büyüklüğü, öz sermaye büyüklüğü, brüt satış hasılatı ve sektör gibi kriterleri ayrı ayrı veya birlikte dikkate alarak edefter.gov.tr adresinde yayımlanacak duyuru ile envanter defterinin e-defter olarak tutulmasına ilişkin zorunluluk getirmeye yetkilidir.
[9] Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509), 19.10.2019 tarihli ve 30923 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
[10] 6434 sayılı Bağımsız Denetime Tabi Şirketlerin Belirlenmesine Dair Cumhurbaşkanı Kararı, 30.11.2022 tarihli ve 32029 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
[11] Haklarında iflas kararı verilen mükelleflerin elektronik defter hesapları, iflas idaresi/dairesinin talebine istinaden kapatılabilir. Elektronik defter hesapları kapatılan mükelleflerin defterleri kağıt ortamında tutulmaya devam edilir. İflas kararının kaldırılması halinde söz konusu mükellefler yeniden elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır. Bu durumda uygulamaya geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini takip eden ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.
[12] Mali mühür, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde GİB için TÜBİTAK BİLGEM KAMU SM tarafından oluşturulan elektronik sertifika altyapısıdır.
Yorum Yap